Inleiding
Op 1 mei 2022 heeft de Wet open overheid (Woo) de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. De Woo geeft burgers het recht op informatie over het handelen van de overheid. Iedereen kan een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Wij maken die informatie vervolgens openbaar door deze online te publiceren, tenzij er een wettelijke uitzonderingsgrond van toepassing is. De gemeente is verplicht om de komende jaren gefaseerd minstens 11 informatiecategorieën openbaar te maken. Denk hierbij aan vergaderstukken voor de raad, maar ook collegebesluiten, onderzoeken, jaarplannen en jaarverslagen. Goede en vindbare informatie is essentieel voor openbaarheid. Daarom geeft de Woo de gemeente meerdere jaren om de informatiehuishouding op orde te brengen. Dat betekent dat we onze systemen (software) steeds beter inrichten. |
|---|
Beleid
De Wet open overheid is landelijke wetgeving. In artikel 3.5 (openbaarheidsparagraaf) van de Woo staat dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting toelichting geven op de beleidsvoornemens over de uitvoering van deze wet. De openbaarheidsparagraaf is een stok achter de deur, die ervoor zorgt dat er aandacht blijft voor het actief openbaar maken van documenten. |
|---|
Beleidskaders
Op 10 januari 2023 stelde het college van B&W het ‘ambitieniveau actief openbaar maken’ vast. Er werd besloten om te gaan voor het VNG-ambitieniveau ‘basis’ en waar mogelijk aansluiting te zoeken op ambitieniveau ‘medium’. Binnen ambitieniveau ‘basis’ ligt de focus van de werkzaamheden op het technisch mogelijk maken van het online publiceren van documenten en het trainen van medewerkers in het gebruik van de benodigde software. Ambitieniveau ‘medium’ zet in op participatie en het publiceren van meer documenten dan wettelijk noodzakelijk. |
|---|
Risico's
Het online publiceren van onze documenten geeft meer transparantie over hoe de overheid werkt. Dit moet zorgvuldig gebeuren. Als de informatie in deze documenten niet correct geanonimiseerd wordt, dan lopen we risico op schadeclaims van burgers en bedrijven (bijv. vermogensschade en immateriële schade). Dit risico ontstaat wanneer we per ongeluk (persoons)gegevens en/of andere informatie onrechtmatig publiceren. Daarom worden medewerkers getraind in het gebruik van anonimiseringssoftware. |
|---|
Ontwikkelingen
De Woo heeft drie aandachtsgebieden: 1) actief openbaar maken van documenten, 2) passief openbaar maken van documenten (Woo-verzoeken) en 3) informatiehuishouding. 1) Actief openbaar maken van documenten
Een nadere uitwerking van deze categorieën is te vinden op https://www.open-overheid.nl/onderwerpen/actieve-openbaarmaking/informatiecategorieen-en-werkdefinities. 2) Passief openbaar maken van documenten (Woo-verzoeken) 3) Informatiehuishouding |
|---|
Tabel. Informatiehuishouding op orde
Nr | Eis aan informatiehuishouding | Planning Zevenaar | Landelijke streefpercentages | |
|---|---|---|---|---|
2024 | 2027 | |||
1 | Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening | Project SALD* | 30% | 100% |
2 | Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd | 2025 | 50% | 100% |
3 | Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op email-archivering | 2023 | 30% | 100% |
4 | Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten | 2023 | 30% | 100% |
5 | Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat) | 2024 | 50% | 80% |
6 | Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling | 2024-2025 | 75% | 90% |
7 | Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld. | 2026 | 75% | 90% |
*SALD: Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg
Toelichting op de planning
- Eis 1 De aansluiting op het e-depot wordt gerealiseerd in het project Aansluiting e-depot (Streekarchivariaat) welke in 2024 is gestart. In 2025 moet de aansluiting van het SALD en de deelnemende gemeenten zijn gerealiseerd.
- Eis 2 en 7: het onderzoek van mogelijkheden voor archivering in applicaties en ‘archiving by design’ is met succes afgerond. We werken nu aan kaders voor de hele organisatie als het gaat om goed informatiebeheer en aan archiveringsprincipes- en eisen (waaronder metadata en selectielijst) die standaard worden toegevoegd aan het Programma van Eisen bij de aanbesteding/inkoop van nieuwe software.
- Eis 3: de bewaring van e-mailberichten wordt meegenomen in nog op te stellen beleid.
- Eis 4: Binnen de organisatie geldt de richtlijn om geen werk-gerelateerde communicatie via berichtenapps te laten lopen. Daar waar dit wel gebeurt, wordt uitgegaan van de archivering binnen het zaaksysteem. Hier is een werkinstructie voor opgesteld en gedeeld binnen de organisatie.
- Eis 5: we beschikken nog niet helemaal over een informatiebeheerplan, maar wel over een volledig overzicht van de te beheren archiefbescheiden. Dit is vastgelegd in het informatiemanagementsysteem genaamd i-Navigator. De verdere invulling van het informatiebeheerplan vindt per team plaats met daaraan gekoppeld de uit te voeren beheerafspraken. Dit volgt op de vaststelling van het kwaliteitssysteem informatiebeheer.
- Eis 6: we zijn bezig met een plan voor het invoeren van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. We richten ons in 1e instantie op het zaaksysteem. We voeren al controles uit op de registratie van nieuwe informatie in het zaaksysteem. Dit verhoogt de kwaliteit van het zaaksysteem. Op later moment passen we dit ook toe op andere applicaties.